歓送迎会 幹事の段取りは?メールの送り方は?お店選びはどうする?

歓送迎会の居酒屋でビールを片手にカウンターに座る4人の会社員
飲み会の幹事さんって、簡単そうに見えて、結構大変なものです。

しかし、幹事を上手にできると言うことは、仕事にも応用できるんですよ。

はじめての幹事に戸惑っているあなたに、幹事の虎の巻をお見せします。

歓送迎会 幹事の段取りのポイントは?

ビールを飲む男性
幹事のコツって何があるのでしょう?

物事には、ここは必ず押さえておかないけないという心得がいくつかあるので、それから見て行くことにしましょう。

幹事の最大の仕事は段取りです。

  • 日程の調整
  • 予算決め
  • お店の手配
  • 参加者への連絡
  • 挨拶やスピーチ、乾杯する人へのお願い
  • 会場の席次
  • 進行
  • 当日のケア
  • 清算

といった一通りの流れをシュミレートして準備しておくことです。

そして、当日大切なのは「目配り・気配り」です。

  • ひとりぽつんとしている人はいないか?
  • 飲み物は足りているか?
  • 料理のタイミングは?

と気を配っておく必要があります。

でも、すべてを自分一人でやり遂げるのは初めての幹事は大変ですよね。

頼りになる先輩などに相談しながら行うのがベストでしょう。

歓送迎会 幹事のメールの送り方は?

では、歓送迎会のお誘いの連絡についてです。

従業員が多くいて、業務も忙しい場合は、ひとりひとりに予定を聞いて回るのも大変です。

また、回覧で出欠を取るにしても、どこかで回覧が止まってしまい時間がかかるというデメリットもあります。

  • まずは歓送迎会で送別される人、迎えられる人の予定を聞いて日程を決めます
    主役が参加できないのでは意味がないですからね。
  • その後、幹事の挨拶とともに、メールで日時・予算を知らせましょう。
  • 社会人ともなると、毎日大量のメールが届くため、見過ごされてしまうこともあります。
    そこでメールのタイトルに【○/○までに返信要】とつけておくといいでしょう。

当日の連絡や、会費の徴収のチェックもあるため、リストを作っておくことをおすすめします。

歓送迎会 お店選びはどうする?

居酒屋メニューいろいろ
では最後に、お店選びをどうするか?という所です。

年齢もさまざま、男性も女性もいるので、すべての人の好みを盛り込むのって難しいですよね。

そこで、プランを3つ、4つ考えて、歓送迎会のお誘いのときに合わせて送り、希望を第3希望まで返信してもらうようにしましょう。

当然、主役たちの意向も忘れずに確認してくださいね。

料理もそうですが、女性の参加者が多い場合は、

  • 座敷席かテーブル席か
  • お手洗いが男女分かれているか

という点を気にかけておくといいですよ。

まとめ

初の飲み会の幹事、不安もあるでしょうが、みんなが気持ちよく楽しめることが一番です。

自分が楽しむことはちょっと置いておいて、当日準備していなくて焦るなんてことがないように、段取りしておきましょうね。

関連記事

単身赴任の荷物を準備する家族3人

単身赴任の週末休日の過ごし方は?食事は大丈夫?夫の気持ちは?

自宅のインテリアについて座って悩むようすの女性

一人暮らしのインテリアおしゃれにするには?ウォールステッカーは安いの?貼り方とは...

単身赴任を家族で上手に乗り越えるには?準備は?用意するものは?

新人歓迎会みんなで乾杯

歓迎会で新入社員はお金を払うの?新人の挨拶は一番手?お酌をするもの?

新歓 友達作りに使える?人見知りでも大丈夫?自己紹介を工夫?

引越業者が荷物を運ぶようす

引越し単身格安は注意?相場はどのぐらい?近距離は?